【転載禁止】MBA受験生用。入学辞退の断りメール書き方

2020-12-20

MBA Loungeの受講生さんは、この時期になると立て続けに皆さん複数のビジネススクールから合格通知(Offer Letter)をもらいます。

私は彼ら彼女たちの苦労を知っていますので、それらの苦労が報われ「合格しました!」というメッセージをもらう時ほど嬉しいことはありません。

複数のスクールに合格し、最終入学するスクールを決定しデポジットを支払ったら、次にやるべきことは入学をしないと決めたスクールへの断りメールを出すことです。

MBAの断りメールについての質問が何人かの受講生さんからありました。確かに全く情報がないと何をどう書いたらいいか分からないですよね。
特に多くの場合は、出願準備のプロセスで先方とは面識が何回かある場合があり、彼らのことを思うと断りメールを出すのは、大変申し訳ない気持ちになってしまう、とおっしゃる受講生さんも決して少なくはありません。

そこで今回は、MBAバージョンの断りメールについてお伝えします。

断りメールは必ず出そう

いくら行かないスクールだからといって合格通知(Offer letter)を受け取ったにも関わらず無視するのは、社会人として問題ありです。(Offer letterに限ったことではありませんが。)

各スクールのアドミニは、MBAフェアなどのイベントでよく顔を合わせるので横の繋がりが結構あります。その際に悪い噂は広がる可能性もあります。

また、アドミニはライバルスクールへ転職することも実は多いです。入学したスクールのアドミニが、返信を無視したスクールのアドミニだったなんていう可能性もゼロではありません。

スクール側がMBA Loungeの受講生さんと知っていたケースでは、Offer letterを出した後に連絡がなかったらスクールから私に連絡がある場合があります。

行かないスクールであっても、一般常識をもった社会人であればしっかりと断りメールは出すようにしましょう。

返信は素早く

行かないことが決定した段階で即座に返信をするようにしましょう。これもビジネスマナーの範疇です。少なくともデポジット期限を過ぎてから出すのは遅すぎます。(出さないよりはいいですが。)

あなたが断ることで、Waiting Listの人が合格をもらうことにもなります。その人もためには返信はなるべく早くするようにしましょう。

メールはシンプルに

断りメールで長くダラダラした文章は読んでいる方も大変です。シンプルにポイントを抑えて相手に伝えるようにしましょう。これは断りメールに限ったことではありません。ビジネスメール全般に言えることです。

Thank youを伝える

出願したことがある人は分かると思いますが、出願プロセス、インタビューなどはスクール側にとっても多くの時間と労力を費やす作業です。あなたの個人情報保護にも細心の注意を払って今まであなたを入学させるために全力を尽くしてくれました。

常識をもった社会人であれば、その仕事に対してのお礼の気持ちを忘れてはいけません。

このような一連のMBA受験のやり取りは「学生」としてではなく、「社会人」としてビジネスマナーを意識しながらやっていく必要があります。ビジネススクールに入学した後であっても、MBA学生は学生ではなく、社会人として見られるものです。

不必要なことを言わない

断りメールを考えると、何を書くべきなのか、何を書くべきではないのか、など迷ってしまうケースも多々あるかと思います。

例えば、「どこのスクールに行くのか」「なぜあなたのスクールに行かないのか」などは別に伝える必要はありません。

礼儀正しくしようと思うと、そのような情報も伝えた方がいいかな、と思うかもしれませんが、それを伝える義務もありません。

上述の通りシンプルにまとめダラダラ書かないことがビジネスメールでもあります。

場合によっては返信不要のケースも

スクールによっては、断りメールが不要なケースがあります。Decline the offerというボックスがありそれをクリックするだけで、入学しない意思を示して終了となります。

そのようなスクールであれば特に返信は不要ですが、もちろん感謝の気持ちがあれば別途メールしましょう。

断りメールサンプル

以上を踏まえた上でこちらがMBA受験生用、断りメールサンプルです。
是非参考にしてください。

Dear Sir or Madam,

Thank you very much for offering me admission to the【SCHOOL NAME AND PROGRAM TYPE】 MBA Program. Although it has been a difficult decision, I regret to inform you that I will not be accepting your offer of admission.

I sincerely enjoyed our conversations and correspondence throughout the entire application process, and greatly appreciate your time, consideration, and excellent care.

Thank you very much again, and I wish you all the best with the incoming class.

Sincerely,

【YOUR NAME】

※この断りメールは当社TOEFL/GMAT講師のDavid Gamble監修です。
※転載禁止です。

まとめ

如何でしたか?
複数のMBAプログラムに合格したことはとても嬉しいことですが、一方で入学しないスクールへ断りメールを出すことには億劫になってしまいがちです。
そんなときは是非この記事をもう一度読み直してどのように返信するべきか考えていくようにしましょう。

・断りメールは必ず出そう
・返信は素早く
・メールはシンプルに
・Thank youを伝える
・不必要なことを言わない
・場合によっては返信不要のケースも

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